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個人情報保護に関して

特定個人情報取扱規程

目次
第1章 総則
第2章 特定個人情報の取扱い
第3章 特定個人情報の適正管理
第4章 雑則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、当組合の個人情報保護方針に基づく特定個人情報の取扱いの基本事項を定めたもので、特定個人情報の保護と適正な利用を図ることを目的とする。
 なお、当組合における個人情報の取扱いについては、「個人情報取扱規程」およびその下位規程に定めるものとし、個人情報のひとつである特定個人情報の取扱いがこれらの規程と異なる事項について、本規程で定めるものとする。

(定義)

第2条 この規定において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
  1. 1 個人番号
     行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号利用法」という。)第2条第5項に規定する個人番号をいう。
  2. 2 特定個人情報
     番号利用法第2条第8項に規定する特定個人情報をいう。
  3. 3 特定個人情報ファイル
     番号利用法第2条第9項に規定する特定個人情報ファイルをいう。
  4. 4 個人番号関係事務
     番号利用法第2条第11項に規定する個人番号関係事務をいう。

第2章 特定個人情報の取扱い

(特定個人情報を取扱う事務の範囲)

第3条 当組合が特定個人情報を取扱う事務の範囲は、番号利用法に基づき、次に掲げるものに限定する。
  1. 1 組合員等に係る個人番号関係事務等
    源泉徴収票作成事務
    出資配当金に関する支払調書作成事務
    金融商品取引に関する法定書類作成事務
    金融商品取引に関する口座開設の申請・届出事務
    非課税貯蓄制度等の適用に関する事務
    贈与税非課税措置に関する事務
    預貯金口座付番に関する事務
    共済契約に関する支払調書作成事務
    その他法令で認められた事務
  2. 2 取引先等に係る個人番号関係事務等
    報酬・料金等に関する支払調書作成事務
    不動産の使用料等に関する支払調書作成事務
  3. 3 役職員等に係る個人番号関係事務等
    源泉徴収票作成事務
    財形届出事務
    雇用保険届出事務
    健康保険・厚生年金保険届出事務

(特定個人情報等の範囲の明確化)

第4条 第3条に定める特定個人情報を取扱う事務において、使用される個人番号および個人番号と関連付けて管理される個人情報の範囲は、以下に定める通りとする。
対象者
個人番号関係事務 特定個人情報等の範囲
組合員等
源泉徴収票作成事務
出資配当金に関する支払調書作成事務
個人番号、組合員番号、
氏名、生年月日、住所等
金融商品取引に関する法定書類作成事務
金融商品取引に関する口座開設の申請・届出事務
非課税貯蓄制度等の適用に関する事務
贈与税非課税措置に関する事務
預貯金口座付番に関する事務
共済契約に関する支払調書作成事務
その他法令で認められた事務
個人番号、顧客番号、
氏名、生年月日、住所等
取引先等
報酬・料金等に関する支払調書作成事務
不動産の使用料等に関する支払調書作成事務
個人番号、取引先番号、
氏名、生年月日、住所等
役職員等
源泉徴収票作成事務
財形届出事務
雇用保険届出事務
健康保険・厚生年金保険届出事務
個人番号、役職員番号、
氏名、生年月日、住所等

(事務取扱担当者の明確化)

第5条 「個人情報取扱規程」に定める部門責任者(以下、「部門責任者」という。)は、第3条に定める事務に従事する事務取扱担当者を明確に定める。

(特定個人情報の利用目的の特定)

第6条 当組合が取得する特定個人情報の利用目的は、第3条に定めた事務の範囲内において、本人が、自らの個人番号がどのような目的で利用されるのかを一般的かつ合理的に予想できる程度に具体的に特定するものとする。

(特定個人情報の利用の制限)

第7条 当組合における特定個人情報の利用は、第6条で特定した利用目的の範囲内において利用するものとする。
  1.  ② 当組合は、激甚災害時等に金銭の支払いを行う場合および人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第8条 特定個人情報ファイルは、第3条に定める事務を実施するために必要な範囲に限って作成することができ、この範囲を超えて特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(提供の要求および提供を求める時期)

第9条 当組合は、第3条に定める事務の実施に必要な範囲内および国の機関が法令の定める事務を遂行することに協力する場合において、本人又は他の個人番号関係事務実施者もしくは個人番号利用事務実施者に対し、個人番号の提供を求めることができる。
  1.  ② 個人番号の提供の求めは、個人番号関係事務が発生した時点で行うことが原則であるが、個人番号関係事務の発生が予測される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることができる。
  2.  ③ 契約内容等から、個人番号関係事務が明らかに発生しないと認められる場合には、個人番号の提供を求めてはならない。

(提供の求めの制限)

第10条 当組合は、第9条第1項に該当する場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(本人確認の実施)

第11条 当組合は、個人番号の提供を受けるにあたり、番号利用法第16条に定める方法により、本人確認を行わなければならない。本人確認の手続きについては、細則に定めるものとする。

第3章 特定個人情報の適正管理

(収集および保管制限)

第12条 当組合は、第9条第1項で定めた範囲に限り、特定個人情報を収集、保管することができる。
  1.  ② 保管している特定個人情報が保管期間を経過した場合および第3条の事務を遂行する必要がなくなった場合は、速やかに特定個人情報を廃棄、又は削除しなければならない。なお、保管を継続する場合は、その個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除するものとする。

(安全管理措置)

第13条 当組合は、特定個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止等、特定個人情報等の管理のため、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければならない。実施すべき安全管理措置については、「個人情報取扱規程」第16条の「個人データ」を「特定個人情報等」と読み替えて適用するものとする。
  1.  ② 特定個人情報の運用状況及び取扱い状況に係る安全管理措置の評価を定期的に行い、見直し及び改善を行うものとする。

(委託先の監督)

第14条 当組合は、個人番号の取扱いを含む業務を委託した者に対し、特定個人情報の適切な安全管理措置が講じられるよう、必要かつ適切な監督を行わなければならない。再委託、再々委託等についても同様とする。なお、委託先との契約に定めるべき事項については、細則に定めるものとする。

(第三者提供の制限)

第15条 当組合は、番号利用法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を第三者に提供してはならない。なお、「個人情報取扱規程」第19条に定める共同利用についても、ここで定める第三者提供と同様の取扱いとする。

(第三者提供の停止)

第16条 本人から、番号利用法第19条各号に違反して第三者に提供されているという理由によって、特定個人情報の第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該特定個人情報の第三者への提供を停止しなければならない。

(特定個人情報の漏えいその他番号利用法違反又は番号利用法違反のおそれが発覚した場合の対応)

第17条 特定個人情報の漏えいその他番号利用法違反又は番号利用法違反のおそれが発覚した場合の対応については、「個人情報取扱規程」第35条の「個人情報の取扱いに関して法違反又は法違反のおそれ」を「特定個人情報の漏えいその他番号利用法違反又は番号利用法違反のおそれ」と読み替えて適用する。
  1.  ② 特定個人情報の漏えいその他番号利用法違反又は番号利用法違反のおそれのうち、番号利用法第29条の4に規定する特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報の漏えいその他の特定個人情報の安全の確保に係る重大な事態に該当する事案等については、個人情報保護委員会への報告をしなければならない。

第4章 雑則

(規程の改廃)

第18条 この規程の改廃は、理事会の決議をもって行う。

附 則
この規程は、平成28年1月4日から施行する。

附 則
この規程の改正は、平成28年4月27日から施行する。

附 則
この規程の改正は、平成28年7月25日から施行する。

附 則
この規程の改正は、平成29年5月31日に施行し、平成29年5月30日から適用する。

附 則
この規程の改正は、平成30年1月1日から施行する。

以上

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